Règlements généraux SABM

Règlements généraux

Société des Amis du Biodôme de Montréal

Table des matières

Chapitre I – Généralités                                                                                   4

  1. Incorporation
  2. Nom
  3. Acronyme
  4. Siège social
  5. Buts

Chapitre II – Membres                                                                                                                              5

  1. Catégories
    • Membres actifs
      • Nature
      • Conditions
      • Cotisation
    • Membres honoraires
      • Nature
  1. Code d’éthique des membres
  2. Exclusion de membres
  3. Démission

Chapitre III – Assemblées générales                                                               6

  1. Assemblées générales annuelles
    • Nature
    • Pouvoirs
    • Date
    • Avis de convocation
    • Vote
    • Fonctions
    • Procédures en assemblée
    • Élections
  2. Assemblées générales spéciales
    • Nature
    • Avis de convocation
    • Vote
    • Procédures en assemblée

Chapitre IV – Conseil d’administration                                                                                                              9

  • Rôles et pouvoirs
  • Composition
  • Durée du mandat
  • Retrait d’un administrateur
  • Vacance au sein du CA
  • Convocation
  • Participation à distance
  • Résolution écrite
  • Quorum
  • Vote

 

Chapitre V – Fonctions des membres du Conseil d’administration                                 11

  • Désignation
  • Élections
  • Qualification
  • Rémunération
  • Durée du mandat
  • Destitution
  • Retrait d’un dirigeant et vacance
  • Président
  • Vice-Président
  • Secrétaire
  • Trésorier

Chapitre VI – Comité exécutif                                                                                                                13

  1. Composition
  2. Élections
  3. Disqualification
  4. Destitution
  5. Retrait d’un membre et vacance
  6. Assemblées
  7. Présidence
  8. Quorum
  9. Procédures
  10. Procès-verbaux
  11. Pouvoirs
  12. Rémunération

Chapitre VII – Direction générale                                                                                                    15

  1. Pouvoirs
  2. Rôles

Chapitre VIII – Divers                                                                                                                            15

  1. Observateurs
  2. Comités
  3. Exercice financier
  4. Dissolution
  5. Indemnisation
  6. Conflit d’intérêt
  7. Effets bancaires
  8. Signature de contrats
  9. Vacance du vérificateur
  10. Amendements
  11. Résolution de conflit

 

Règlements généraux

Société des Amis du Biodôme de Montréal

(« Société »)

 Chapitre I- GÉNÉRALITÉS

ART. 1   Incorporation

La présente Société a été incorporée le 30 mars 1992 par lettres patentes selon la troisième partie de la « Loi sur les compagnies » (RLRQ, C. C-38) tel qu’en fait foi l’avis publié dans la Gazette officielle du Québec.

ART. 2   Nom

La présente Société est connue et désignée sous le nom de « Société des Amis du Biodôme de Montréal ».

ART. 3   Acronyme

L’acronyme de la Société est SABM.

ART. 4   Siège social

Le siège social de la Société est établi à Montréal, au 4777 avenue Pierre-de-Coubertin, dans la province de Québec.

ART. 5   Buts

La Société a pour buts de :

  1. Faire connaître et apprécier le monde vivant afin de favoriser chez ses membres et le public en général une prise de conscience face à la protection, à la gestion et à la conservation du patrimoine naturel ;
  2. Diffuser, à partir des ressources du Biodôme de Montréal, des connaissances sur l’écologie et l’environnement à ses membres et à la population en général ;
  3. Présenter et vulgariser les différentes composantes du Biodôme de Montréal ;
  4. Recueillir et gérer des fonds (subventions, commandites, donations) pour assurer un meilleur développement des activités et le rayonnement du Biodôme de Montréal ;
  5. Opérer, le cas échéant, pour le compte du Biodôme de Montréal, certains services publics.

 

Chapitre II – MEMBRES

ART.6  Catégories

Il y a deux catégories de membres :

  1. Les membres actifs
  2. Les membres honoraires

6.1 Membres actifs

ART. 6.1.1 Nature

Les membres actifs sont les membres constituants la Société et seuls, ils ont le droit de vote, s’ils sont âgés de 18 ans et plus.

ART. 6.1.2 Conditions

Pour être membre actif, il faut remplir les conditions suivantes :

  1. Avoir compléter sa demande d’adhésion;
  2. Payer sa cotisation;
  3. Se soumettre aux présents règlements.

ART. 6.1.3 Cotisation

Le Conseil d’administration détermine la cotisation que devra payer annuellement chaque membre actif. Ce montant doit être approuvé par assemblée générale annuelle des membres.

6.2 – Membres honoraires

ART. 6.2.1 Nature

Les membres honoraires sont des individus ou des personnes morales admis comme tels par le Conseil d’administration, à titre gratuit, et qui, par leur aide matérielle, financière, morale ou intellectuelle ont contribué au développement de la Société.

ART. 7   Code d’éthique des membres

Les membres de la Société sont tenus de :

  1. Soutenir le Biodôme dans la réalisation de sa mission et de son mandat ;
  2. Respecter les objectifs de la Société, le cadre dans lequel les membres œuvrent et les programmes qu’ils mettent en place afin d’être en accord avec la mission et les objectifs du Biodôme ;
  3. Ne revendiquer aucun avantage pécuniaire ou autre que ceux déjà consentis par le statut de membre ;
  4. Ne tenter aucune ingérence dans la gestion du Biodôme ;
  5. Ne prendre aucun engagement financier, légal ou moral au nom du Biodôme, ou de la Société sans une autorisation écrite du Conseil d’administration ;
  6. Respecter intégralement les normes et règlements en vigueur au Biodôme ;
  7. Respecter la confidentialité des informations qu’ils pourraient détenir sur la gestion de la Société ou du Biodôme ;
  8. Éviter tout conflit d’intérêts ;
  9. Ne jamais faire preuve de violence physique ou verbale envers la Société, ses employés et ses membres ainsi qu’envers le Biodôme et ses employés;
  10. Favoriser le maintien et l’accroissement du nombre de membres de la Société.

ART. 8   Exclusion de membres

Tous les membres de la Société sont soumis au Code d’éthique ci-haut décrit et se font un point d’honneur de le respecter.  Tout manquement au Code d’éthique fera en sorte que le Conseil d’administration aura le pouvoir de prendre action, du simple rappel à l’exclusion du membre, selon la gravité du geste posé. Le Conseil d’administration se réserve également le droit d’exclure tout membre pour motif sérieux, par résolution unanime.

ART. 9 Démission

Tout membre peut se retirer de la Société en donnant, par écrit, sa démission au président ou secrétaire, sans pouvoir exiger le remboursement de sa contribution.

Chapitre III – ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

ART. 10 – Assemblées générales annuelles

ART. 10.1 Nature

L’Assemblée générale annuelle est la réunion annuelle de tous les membres actifs de la Société.

ART. 10.2 Pouvoirs

Les membres actifs réunis en assemblée générale ont le pouvoir d’orienter la politique de la Société selon les buts fixés.

ART. 10.3 Date

L’assemblée générale annuelle doit avoir lieu dans les trois (3) mois suivant la fin de l’exercice financier, à la date déterminée par le Conseil d’administration.

 ART. 10.4 Avis de convocation

  1. Pour la tenue de toute assemblée générale, un avis comportant l’ordre du jour, l’heure, la date et l’adresse de l’assemblée générale doit parvenir à tous les membres actifs au moins huit (8) jours avant la date fixée. Cet avis peut être fait de façon électronique ;
  2. Les décisions prises à une assemblée générale ne peuvent être annulées sous prétexte que quelques membres n’ont pu être avisés de la tenue de l’assemblée ;
  3. Avant toute assemblée générale annuelle, le secrétaire de la Société fait parvenir semblable avis aux membres honoraires.

ART. 10.5 Vote

Le vote est pris à main levée, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par l’assemblée à la demande d’au moins un cinquième (20%) des membres présents. Par ailleurs, un membre ne peut pas voter par procuration.

ART. 10.6 Fonctions

On doit, à cette réunion :

  1. Présenter les rapports généraux des activités de la Société et ses états financiers ;
  2. Procéder à l’élection des membres du Conseil d’administration par les membres actifs ;
  3. Nommer un vérificateur par les membres actifs ;
  4. Procéder à la ratification par les membres actifs des règlements généraux adoptés par le Conseil d’administration depuis la dernière assemblée générale, s’il y a lieu ;
  5. Présenter tout autre sujet de pertinence pour la Société.

ART. 10.7 Procédures en assemblée

  1. Lors de toute assemblée générale, la procédure suivie est celle proposée par le président d’assemblée et adoptée par la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents;
  2. Toute décision du président quant à la procédure, oblige l’assemblée, à moins que cette dernière en appelle par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents.

ART. 10.8 Élections

  1. L’assemblée nomme un président, un secrétaire et un scrutateur choisis parmi les personnes présentes à l’assemblée, lesquels, après avoir accepté d’agir en cette qualité, n’ont pas le droit de vote et ne peuvent être mis en nomination;
  2. Le président donne lecture des noms des administrateurs sortant de charge ainsi que les sièges vacants par démission, s’il y a lieu.
  3. Le président informe alors l’assemblée des points suivants :
    1. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles ;
    2. L’assemblée peut mettre en nomination autant de candidats qu’elle désire, à la condition que chaque proposition soit dûment appuyée par un (1) membre ;
    3. Les mises en nomination sont closes sur une proposition dûment appuyée et adoptée à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents ;
    4. Le président s’assure que chacun des candidats accepte d’être mis en candidature à l’élection. Tout refus de se présenter élimine automatiquement le candidat ;
    5. Après cette élimination, s’il y a plus de candidats que de siège vacant, il y a élection. Par contre, si le nombre de candidats mis en nomination est égal au nombre de sièges vacants, les candidats sont élus par acclamation ;
    6. S’il y a élection, elle a lieu au scrutin secret : un bulletin de vote est alors distribué à chaque membre qui y inscrit le nom des candidats de son choix pour un nombre correspondant aux sièges vacants ;
    7. Le scrutateur recueille les bulletins de vote et en fait le décompte. Les candidats qui ont accumulés le plus de vote sont proclamés élus ;
    8. Au cas d’égalité des suffrages pour le dernier siège, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement ;
    9. Le président nomme les élus, sans toutefois donner le résultat du vote qui doit rester secret ;
    10. Toute décision du président quant à la procédure oblige l’assemblée, à moins que cette dernière en appelle par un vote au deux tiers (2/3) des membres présents.

 11 – Assemblées générales spéciales

ART. 11.1 Nature

L’assemblée générale spéciale est une assemblée générale convoquée par le Conseil d’administration ou par les membres actifs, pour un objet défini, suivant les formalités prévues.

ART. 11.2 Avis de convocation

Sur demande du Conseil d’administration ou sur demande écrite de 10% des membres actifs, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale dans les huit (8) jours suivants la réception de la demande. L’avis de convocation pour l’assemblée générale spéciale mentionne de façon précise les affaires à débattre. Cet avis peut être fait de façon électronique.

ART. 11.3 Vote

Le vote est pris à main levée, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par l’assemblée à la demande d’au moins un cinquième (20%) des membres présents. Par ailleurs, un membre ne peut pas voter par procuration.

 ART. 11.4 Procédures en assemblée

  1. Lors de toute assemblée spéciale, la procédure suivie est celle proposée par le président d’assemblée et adoptée par la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents;
  2. Toute décision du président quant à la procédure, oblige l’assemblée, à moins que cette dernière en appelle par un vote des deux tiers (2/3) des membres présents.

 

Chapitre IV – CONSEIL D’ADMINISTRATION

ART. 12 Rôles et pouvoirs

Le Conseil d’administration gère les affaires de la Société. À ce titre, il peut notamment :

  • Déterminer les orientations de la Société ;
  • S’assurer que les buts et objectifs de la Société soient atteints ;
  • Adopter le procès-verbal de toute réunion du Conseil d’administration ;
  • Adopter les prévisions budgétaires pour l’année financière en cours et s’assurer des fonds nécessaires ;
  • Recevoir les rapports financiers périodiques ;
  • Procéder à la nomination du directeur général de la Société ;
  • Combler, de façon temporaire, tout poste d’administrateur devenu vacant ;
  • Convoquer une assemblée générale spéciale ;
  • Déterminer la date et le lieu de l’assemblée générale annuelle ;
  • Adopter les plans d’affaires/de développement soumis par la direction générale ;
  • Constituer des comités, réviser leurs rapports et prendre les décisions finales ;
  • Se faire l’interprète de la Société auprès du public ;

Le tout sous réserve des pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et ces règlements généraux, selon qu’ils sont constitués en réunion régulière ou spéciale.

ART. 13 Composition

Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil d’administration composé d’un minimum de cinq (5)  et d’un maximum de neuf (9) membres actifs. Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au Conseil d’administration. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses autorisées pour la Société sont remboursables.

 ART. 14 Durée du mandat

Les administrateurs sont élus pour un terme de deux ans. Les mandats des administrateurs viendront à échéance en alternance, en respectant les groupes suivants :

Année 1 : Groupe A : Administrateurs 1, 2, 3, 8, 9

Année 2 : Groupe B : Administrateurs 4, 5, 6, 7

ART. 15 Retrait d’un administrateur

Cesse de faire partie du Conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

  • Présente, par écrit, sa démission au Conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de la Société, soit lors d’une assemblée du Conseil d’administration;
  • Décède, est atteint d’une maladie grave ou devient insolvable;
  • Cesse d’être un membre actif;
  • A manqué au moins trois réunions consécutives de la Société sans préavis, sur résolution du Conseil s’administration.

ART. 16 Vacance au sein du Conseil d’administration

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du Conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Lorsqu’une vacance survient au sein du Conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne correspondant aux critères définis dans les règlements. Dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre peut exceptionnellement convoquer une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

ART. 17 Convocation

Le secrétaire, assisté du directeur général, convoque les réunions du Conseil d’administration, qui doivent avoir lieu au moins six fois par année. Il prépare, avec le secrétaire, l’ordre du jour de la réunion.

L’avis de convocation, pouvant être émis de façon électronique, doit être diffusé à tous les administrateurs dans un délai de :

  1. Cinq (5) jours de la date prévue pour la tenue de toute réunion régulière du Conseil d’administration ;
  2. Deux (2) heures pour toute réunion d’urgence du Conseil d’administration (avis peut-être transmis par tous les moyens et n’a pas à être fait par écrit).

ART. 18 Participation à distance

Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du Conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone ou via internet. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Art. 19 Résolutions écrites

Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la Société, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

ART. 20 Quorum

Le quorum est de 50% plus un.

ART. 21 Vote

Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix. Chaque membre du Conseil d’administration, y compris le président, a droit à un seul vote. En cas d’égalité des voix, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

Chaque administrateur ne peut exercer qu’un seul droit de vote et, en ce sens, il lui est interdit de voter par procuration ou autrement, au nom d’un autre administrateur.

Les décisions prises lors d’une réunion du Conseil d’administration sont valides, nonobstant la découverte ultérieure de l’irrégularité de l’élection ou de la nomination de l’un (1) ou de plusieurs des administrateurs.

Chapitre V – FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Art. 22 Désignation

Les dirigeants de la Société sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ainsi que tout autre administrateur dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du Conseil d’administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes de dirigeants.

Art. 23 Élection

Le Conseil d’administration doit, à sa première assemblée suivant l’assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les dirigeants de la Société.

Art. 24 Qualification

Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier doivent être élus parmi les membres du Conseil d’administration.

Art. 25 Rémunération

Les dirigeants ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services.

Art. 26 Durée du mandat

Chaque dirigeant sera en fonction à compter de son élection jusqu’à la première assemblée du Conseil d’administration suivant la prochaine élection des administrateurs ou jusqu’à ce que son successeur soit élu ou nommé et qualifié.

Art. 27 Destitution

Les dirigeants sont sujets à destitution par la majorité du Conseil d’administration selon les présents règlements.

Art. 28 Retrait d’un dirigeant et vacance

Tout dirigeant peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis écrit au président ou au secrétaire ou lors d’une assemblée du Conseil d’administration. Tout retrait ou vacance dans un poste de dirigeant peut être rempli en tout temps par le Conseil d’administration.

ART. 29 Président

  1. Il préside les réunions du Conseil d’administration ;
  2. Il doit faire adopter et respecter l’ordre du jour ;
  3. Il voit à l’application de tous les règlements de la Société ;
  4. Il veille à ce que les membres du Conseil d’administration ainsi que les responsables de comités remplissent leur devoir respectif ;
  5. Il signe, avec le trésorier ou la direction générale, les chèques ou déboursés effectués par la Société, les retraits en espèces du compte de banque de la Société ;
  6. Il a droit de vote comme tout autre membre mais aux réunions du Conseil d’administration, en cas d’égalité des voix, il a un vote prépondérant ;
  7. Il fait partie de tous les comités particuliers et assiste à toutes leurs réunions, s’il le désire. Il doit donc y être convoqué ;
  8. Lorsque requis, il représente la Société.

ART. 30 Vice-président

  1. Il seconde le président dans toutes ses fonctions ;
  2. En cas d’absence du président à une assemblée, le vice-président le remplace ;
  3. En cas d’absence prolongée ou de démission du précédent, le vice-président assume ses fonctions jusqu’à la nomination d’un nouveau président par le Conseil d’administration.

ART. 31 Secrétaire

  1. Il prépare les ordres du jour et convoque les assemblées avec l’aide de la direction générale, et en dresse les procès-verbaux ;
  2. Il s’assure que tous les avis sont donnés et que tous les documents sont envoyés conformément aux dispositions de la loi et des règlements de la Société ;
  3. En collaboration avec la direction générale, il s’assure de la tenue d’un registre des membres actifs (incluant la date de leur cotisation) ainsi que le nom des membres du Conseil d’administration ;
  4. Il veille à la correspondance et à la publicité de la Société.

ART. 32 Trésorier

  1. Le trésorier est responsable de la tenue des livres de comptabilité de la Société ;
  2. À chaque réunion du Conseil d’administration, il prépare, en collaboration avec la direction générale, un rapport mensuel des revenus et des dépenses ;
  3. Il prépare les prévisions budgétaires en collaboration avec la direction générale ;
  4. À la fin de l’exercice financier, il dresse un bilan, en collaboration avec la direction générale ;
  5. Il signe, avec le président ou le vice-président, les chèques ou les déboursés de la Société ainsi que les retraits en espèces du compte de banque de la Société.

Chapitre VI – Comité exécutif

Art. 33 Composition.

Lorsque le Conseil d’administration est composé de six (6) administrateurs et plus, il lui est loisible de former un comité exécutif lorsque nécessaire, dont il déterminera le nombre de membres. Le comité exécutif de la Société doit être composé minimalement du président, du vice‑président et du secrétaire.

Art. 34 Élection

L’élection des membres du comité se fait au moment de la formation du comité, puis, annuellement, à la première rencontre du Conseil d’administration qui suit l’assemblée générale annuelle. Les membres précédemment élus du comité exécutif démissionnent à cette occasion, mais ils sont rééligibles.

Art. 35 Disqualification

Un membre du comité exécutif qui cesse d’être administrateur de la Société est automatiquement disqualifié comme membre du comité exécutif.

Art. 36 Destitution

Les membres du conseil exécutif sont sujets à destitution par la majorité du Conseil d’administration.

Art. 37 Retrait d’un membre et vacance

Tout membre du conseil exécutif peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis par écrit au président ou au secrétaire ou lors d’une assemblée du Conseil d’administration. Tout retrait ou vacance dans un poste de dirigeant peut être rempli en tout temps par le Conseil d’administration. Le dirigeant ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu’il remplace.

Art. 38 Assemblées

Les assemblées du comité exécutif peuvent être tenues sans avis, à telle époque et à tel endroit que le président ou le vice‑président détermine, lesquels ont autorité de convoquer le comité exécutif.

Art. 39 Présidence

Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de la Société ou, en son absence, par le vice-président ou par un président d’assemblée que les membres présents peuvent choisir parmi eux.

Art. 40 Quorum

Le quorum aux assemblées du comité exécutif est de 50 % plus un (1).

Art. 41 Procédure

La procédure aux assemblées du comité exécutif est la même que celle aux assemblées du Conseil d’administration.

Art. 42 Procès-verbaux.

Les administrateurs de la Société peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du comité exécutif.

Art. 43 Pouvoirs.

Le comité exécutif a l’autorité et exerce les pouvoirs confiés par le Conseil d’administration pour l’administration courante des affaires de la Société, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le Conseil d’administration ainsi que ceux que le Conseil d’administration peut se réserver expressément. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du Conseil d’administration et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.

Art. 44 Rémunération.

Les membres du conseil exécutif ne sont pas rémunérés pour leurs services.

Chapitre VII – DIRECTION GÉNÉRALE

ART. 45 Pouvoirs

Sous réserve des statuts ou des règlements, les administrateurs déterminent les pouvoirs de la direction générale de la Société. Les administrateurs peuvent lui déléguer tous les pouvoirs sauf les fonctions réservées ou ceux qui requièrent l’approbation des membres.

ART. 46 Rôles

Le rôle de la direction générale est de voir à l’atteinte des objectifs de la Société. Pour ce faire, la direction générale est en charge des tâches suivantes :

  1. Être le représentant officiel de la Société ;
  2. Administrer les affaires courantes de la Société ;
  3. Approuver et procéder à l’embauche des employés de la Société ;
  4. S’occuper de la convocation des différentes instances de la Société ;
  5. Élaborer l’offre de services de la Société ;
  6. Exécuter tout mandat qui lui est confié par le Conseil d’administration ;
  7. Être présent à toutes les réunions du Conseil d’administration, à moins d’avis contraire ;
  8. Déterminer les objectifs de la Société, conjointement avec le Conseil d’administration.

Chapitre VIII – DIVERS

ART. 47 Observateurs

Le Conseil d’administration peut inviter des tiers, membres de la Société ou non, à titre d’observateurs, à assister aux réunions du Conseil d’administration. Ces observateurs sont sans droit de vote mais peuvent toutefois donner leur avis.

ART. 48 Comités

Le Conseil d’administration peut créer des comités, en déterminer le mandat et en établir les règles de fonctionnement. Ces comités font rapport au Conseil d’administration.

ART. 49 Exercice financier

L’exercice financier se termine le 31 décembre de chaque année et le compte rendu des activités et les états financiers doivent être préparés par le Conseil d’administration pour l’année se terminant à cette date et être soumis à l’assemblée générale annuelle.

ART. 50 Dissolution

  1. La Société ne peut être dissoute que par le vote des quatre cinquième (4/5) des membres actifs de la Société présents à une assemblée spécialement convoquée dans ce but par un avis de trente jours (30) donné par écrit à chacun des membres actifs ;
  2. Si la dissolution est votée, l’assemblée générale ainsi réunie devra charger son Conseil d’administration de procéder à la dissolution et à l’abandon des lettres patentes selon les exigences de la loi ;
  3. En cas de dissolution de la Société, les biens de ladite Société seront remis, après résolution du Conseil d’administration, à un organisme à but non lucratif ou de charité ayant son siège social au Québec.

ART. 51 Indemnisation

Tout administrateur, dirigeant ou mandataire de la Société (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds la Société, indemne et à couvert :

  1. de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et
  2. de tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires la Société ou relativement à ces affaires,

Excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire. Aux fins de l’acquittement de ces sommes, la Société doit souscrire une assurance au profit de ses administrateurs.

Art. 52 Conflit d’intérêt

Aucun administrateur ne peut confondre des biens de la Société avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers des biens de la Société ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de la Société.

Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de la Société.  Il doit dénoncer sans délai à la Société tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de la Société ou contracter avec lui, pour autant qu’il signale aussitôt ce fait à la Société, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du Conseil d’administration.

L’administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit, sauf nécessité, s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. S’il vote, sa voix ne doit pas être comptée. Cette règle ne s’applique pas, toutefois, aux questions concernant la rémunération de l’administrateur ou à ses conditions de travail.

À la demande du président ou de tout administrateur, l’administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le Conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.

Ni la Société ni l’un de ses membres ne pourront contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant, d’une part, la Société et, d’autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l’administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.

Art. 53 Effets bancaires

Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérant la signature de la Société sont signés par le président ou vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le Conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du Conseil ou le directeur général pour exercer cette fonction.

Tout administrateur signataire n’occupant plus cette fonction n’aura plus le droit de signature. De ce fait, après chaque élection du Conseil d’administration, la liste des signataires doit être mise à jour.

Tout chèque payable à la Société devra être déposé au crédit de la Société auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le Conseil d’administration désignera par résolution au secrétaire ou au trésorier de la Société.

 Art. 54 Signature de contrats

Tout contrat devant être exécuté par la Société devra être signé par deux administrateurs de la Société, à moins de résolution contraire du Conseil d’administration. En outre, le Conseil d’administration peut donner des instructions particulières pour l’exécution de contrats.

ART. 55 Vacance du vérificateur

Les administrateurs pourront remplacer le vérificateur en cas de vacance imprévue.

ART. 56 Amendements

Les administrateurs peuvent révoquer, modifier ou remettre en vigueur ces règlements; mais chaque règlement et chaque révocation, modification ou remise en vigueur d’un règlement, à moins qu’ils ne soient ratifiés dans l’intervalle par une assemblée générale de la compagnie dûment convoquée à cette fin, ne sont en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de la compagnie; et s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de la société découlant des statuts ou des règlements généraux ou s’y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de la Société n’est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de la Société en vertu des statuts, des règlements généraux ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d’un mécanisme de règlement ci-après :

  1. Le différend ou la controverse est d’abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l’autre partie (ou, s’il y a lieu, le Conseil d’administration de l’organisation) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d’en arriver à un règlement entre elles;
  2. Avec l’accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux;
  3. Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l’un des médiateurs susmentionnés, conformément aux modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l’arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l’arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l’objet d’un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit;
  4. Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.

Les présents règlements généraux remplacent et abrogent tous règlements généraux ayant été en vigueur par le passé.